Primeros Mensajes. Reuniones de Comienzo de Curso

Al fin ha llegado Septiembre. Para la inmensa mayoría (y, desde luego, para el 99,99% de los CEO’s) ha vuelto la dinámica de trabajo habitual.

La semana anterior planteaba una manera de comenzar “afilando el hacha”, un trabajo que debe realizar uno “reunido consigo mismo” y, en todo caso, con la ayuda de alguien especializado, pero el trabajo del CEO no es “hacer” sino “hacer que las cosas se hagan” es decir, conseguir resultados a través de su equipo, por lo que tendrá que empezar a mantener reuniones individuales y de grupo.

Las reuniones es una de esas actividades que, con frecuencia, deja un “sabor agridulce” suelen llevar más tiempo del que se había previsto y no siempre estamos seguros de que, al final, se haya conseguido realmente lo que nos habíamos propuesto.

Podemos decir que “no todas las reuniones son igual de importantes” (aunque yo diría que, desde que consumen nuestro recurso más valioso, el tiempo, si lo son) pero lo que está claro es que las reuniones que mantengamos ahora pertenecerán a ese grupo de “reuniones de gran importancia” ya que van a marcar el camino a seguir el resto del curso. De su correcto desarrollo van a depender mucho los resultados que vayamos obteniendo.

Permitidme, por tanto, que aporte unos cuantos consejos aplicables a cualquier tipo de reunión “de comienzo de curso”

1.- Es inevitable que los participantes quieran “comentar sus vacaciones” así que tenedlo previsto, adjudicarle un tiempo (razonable) comentarlo al/los participantes (“vamos a dedicar, si os parece xx minutos a relajarnos y hablar de las vacaciones y luego nos metemos en faena”) y aprovechad para ver las actitudes con las que cada uno de los participantes comienza. Recordad que como CEO una de vuestras principales responsabilidades es la de ser “Gestor de Actitudes” Tomad buena nota de ellas para tratarlas adecuadamente en las reuniones individuales. Hay otras cosas importantes que se pueden observar pero no quiero hacer esta exposición demasiado larga.

2.- Recordad que este tipo de reunión tiene, como mínimo, dos objetivos: Motivar y marcar directrices.

3.- Antes de la reunión preparad cuidadosamente su desarrollo, sus principales hitos, los acuerdos intermedios que necesitareis y, por supuesto, los acuerdos finales a obtener. Es muy conveniente hacer un guión de la reunión y mantenerlo a la vista.

4.- Sed conscientes de la tendencia a desviarse del tema central, así pues preparad “puntos de control” y estad muy atentos a reconducir la reunión en el momento que detectéis las desviaciones.

5.- Recordad que uno de los objetivos es Motivar. No neguéis lo obvio pero no permitáis que la reunión derive al camino de la negatividad (sobre todo en estos momentos de crisis) tened preparados de antemano todos los argumentos positivos que vais a utilizar al igual que las posibles objeciones que puedan aparecer y el camino para tratarlas.

6.- Recordad que las reuniones de grupo son de coordinación. No entréis nunca en particularizaciones. Estad preparados para “aparcarlas” cuando surjan (inevitablemente tenderán a hacerlo). Tened muy claro que es lo que queréis transmitir, qué es lo que “debe haber quedado en la cabeza” de cada asistente al terminar la reunión y preparad una estrategia para aseguraros de que eso es precisamente lo que ha quedado. (esto también es válido para las reuniones individuales pero en las de grupo hay que ser mucho más cuidadoso, ya que hay quien tiende a “difuminarse”). Recordad terminar siempre en positivo. Tened preparado el cierre ya que será difícil que surja de la improvisación.

7.- En las reuniones individuales recordad que es importante marcar Objetivos. Tened bien preparados éstos, con todas sus características (Específicos, Medibles, Alcanzables y Compatibles) así como la argumentación necesaria. Preparad, igualmente, el plan de seguimiento.

8.- Finalmente, si vas a hacer una reunión general o una Convención no olvides que este tipo de reuniones pueden ser muy positivas pero también pueden tener “efecto contrario” y la gran cantidad de recursos que se invierten en ellas deben servir para “unir y motivar en el camino hacia el proyecto común” Es obvio que no puedes interactuar con todo el mundo, pero asegúrate de:

· Saludar personalmente a todos y cada uno de los asistentes, si es necesario haz que te acompañe su mando directo y que en “la presentación” te comente algún rasgo positivo suyo. Igualmente sería bueno que conocieses sus áreas de mejora para “dar un pequeño toque” personalizado (¡cuidado con estos toques!!)
· Asegúrate de que cada Director, cada mando, se asegura de que el mensaje de la reunión llega de manera clara a todo el mundo.
· Será muy bien recibido que, tras la reunión, hagas llegar un mensaje de agradecimiento personalizado a todas aquellas personas de la Organización con las que no te reúnas habitualmente. Aprovecha este mensaje para aglutinar y motivar.

9.- Cerrad siempre todas las reuniones recordando los acuerdos alcanzados y dando un breve pero contundente mensaje positivo (que tenga contenido, que no “esté vacío”, por favor).

Obviamente hay muchas más cosas a tener en cuenta pero he querido hacer simplemente un “recordatorio” de las fundamentales. Como siempre estoy a tu disposición para profundizar en cualquier aspecto que consideres de tu interés.

Quiero terminar con dos mensajes que considero de gran importancia.

No olvides nunca que tu función como CEO es asegurar que las cosas sucedan con la máxima eficacia. Si dejas que “las urgencias” “no te permitan preparar eficazmente” tus reuniones cometerás un pecado capital que terminarás pagando con estrés, frustración y peores resultados.

No olvides tampoco que las personas de tu equipo son personas, que no trabajan “por placer” sino “por obligación” (aunque pueda parecer lo contrario) que en el fondo lo que les interesa son sus objetivos personales, no los de la empresa ni los tuyos. Es tu función hacer que sus objetivos y los de la empresa converjan; sólo así conseguirás su implicación y los mejores resultados. El como desarrolles las reuniones tendrá mucho que ver son ello.

Como siempre, estoy a tu disposición para disfrutar colaborando contigo en todas estas áreas que “no nos han enseñado”